社会工作项目评估前需要进行的准备工作

作者 | 刘 艺

在当前政府购买社会工作服务的现实背景下,质性与量化形式相结合的社会工作专业评估不失为衡量社工服务质量与成效的一种科学、有效的手段。在实务工作中,很多社工一提到评估就头疼,在准备评估的过程中易精神压力过大,准备的过程感到身心俱疲。其实,只要在评估前做好充分准备,便可以“优哉游哉”地轻松应对它。笔者作为一名社会工作督导,结合自身参与本土社会工作评估的所见所感,以社会工作服务项目为例,分享一下评估前的准备经验。

坚持“抓大不放小”的原则

凡事预则立,不预则废。首先,从整体层面来看,项目团队应整体开展以评估为导向的工作安排,态度层面要高度重视、心态放松,行动层面要事无巨细、追求高效,整体坚持“抓大不放小”的原则。

所谓“抓大”是指项目主管要带领项目团队了解资方、评估执行方的整体要求,把握评估原则和导向,了解评估专家的偏好与习惯,熟悉评估方案的内容与要求,做好一些特殊事项的准备工作,并根据实际情况对团队的整体能力有个总体把握和科学研判。

所谓“不放小”是指项目团队重点要确保对评估体系的内容、分值分布和特殊细节要求做到了熟于心;对照得分项一一查漏补缺,避免出现不必要的丢分情况。

从项目主管角度来说

1.要做好与各方的信息对接与沟通工作

譬如,就拿特殊人群服务项目来讲,很多时候针对一些特殊项目,评估执行方所设计的评估方案与体系与其他常规类服务项目无异,与特殊项目的实际情况并不够契合,这就需要这些项目负责人及时与评估执行方就细节性问题进行提前沟通,化被动为主动。

项目主管还要与用人单位、服务对象保持及时沟通,确保用人单位和服务对象知晓此事,并预留时间接受评估方的访谈工作;此外,主管也要与机构的服务部门、行政部门和财务部门以及项目内外部督导等保持及时沟通,确保机构层面和督导知晓此事,并可寻求必要的专业支持。

避免因评估前的沟通不畅而导致项目团队超负荷的工作量,这样不仅造成团队工作效率低下,也会造成不必要的精力和资源浪费。

2.在充分了解评估方案与体系的基础上,以公平、高效为原则,做好团队分工和进度把控

主管需带领团队梳理评估框架(当前的评估体系一般包含基础运营、人员管理、服务质量与成效、财务管理、加减分项等,要视具体情况而定),列好任务清单,责任到人,并做好各项准备工作的进度把控,把握好各项工作完成的时间节点。可借用一些办公工具,如Xmind思维导图、甘特表等,便于提高任务分配与完成效率。按照每人所列的每日to do list,抓紧时间补全相关服务资料。

3.重视自评报告与项目汇报PPT的准备工作

就本土社会工作评估模式来看,评估一般分为实地走访、专家集中评审等环节,评估资料中较为重要的便是自评报告和专家集中评审环节需用的项目汇报PPT。

就自评报告来说,缺乏评估经验的主管可适当向资深社工或内外部督导寻求专业支持,对报告的内容与格式加以把关。自评报告一般可结合评估体系框架,一一佐证说明,并自评得分。内容当中可融入项目背景简介、需求调研分析、基础服务、特色与重点服务、服务成效、不足与反思、下一步计划等。

此外,也可适当运用图片、表格、框架图等加以佐证说明,这样自评报告不仅内容丰富,且逻辑清晰、形式美观,易让评估专家增加印象分。就项目汇报PPT来说,主管要明确汇报时长,PPT可增加设计感,内容与格式可适度创新。

缺乏汇报经验的主管可同时准备一份汇报稿多加练习,借助模拟汇报练习进行汇报预演。此外,汇报前最好现场试用翻页笔,熟悉播放设备,多备几份打印版的PPT等以做好突发状况的应对预案,确保汇报完满顺利进行。

从团队成员角度来说

1.要对自身工作负责

首先对自己负责各类资料把好关,避免出现不必要的低级错误,如错别字、常用的专业术语运用不当、需服务对象、督导或项目主管签字的地方出现空白等情况;保质保量完成自身负责的事务,及时将准备进度或所遇困难主动反馈给主管和团队以寻求支持。

2.要对项目负责

避免用“事不关己、高高挂起”的态度对待评估事宜,必要时需与团队成员互帮互助,团队通力配合,尽量不给团队其他成员带来不必要的麻烦,提高团队工作效率与效果。

同时,作为项目行政人员和项目财务负责人还需对项目人事档案(成员相关资质文件、入职合同、工资发放表、考勤表等)及财务管理台账(凭证、账薄、报表、税表、对账单等)分门别类地进行归档。

3.把握好工作节奏,避免拖延

无论中期评估抑或末期评估,整个评估准备的过程中,项目团队需明确各环节时间节点以及相关资料提交的详细信息说明,及时检视各项准备工作完成情况,把握好工作节奏,避免拖延。

同时,分门别类地做好电子档案与纸质档案管理,以便于评估专家以各种形式进行查阅。除却项目主管外,每位成员也要保证对所有的评估资料有基本了解,在评估专家咨询时便于有效应对,这样也能从侧面表明团队在应对评估工作方面准备的充分性。

总之,应对社会工作评估,应采取“战略上‘藐视’,战术上重视”的态度,秉持“功在平时”的工作理念,潜心服务,稳扎稳打,注重服务资料整理的时效性,这样就很容易避免评估前的“火急火燎”,对增强项目团队信心也大有裨益,从而可以游刃有余地顺利迎接评估。

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